ขายของทุกวัน เงินเข้าเงินออกตลอด แต่พอสิ้นเดือนกลับตอบไม่ได้ว่าร้านกำไรเท่าไร นี่คือปัญหาที่พ่อค้าแม่ค้ามือใหม่เจอบ่อยที่สุด คือ ไม่รู้ว่ากำไรจริงเท่าไร เงินร้านปนกับเงินส่วนตัว รวมถึงจำไม่ได้ว่าวันนี้ขายได้เท่าไร ซื้อของเข้าร้านไปเท่าไร

บทความนี้อธิบายตั้งแต่ความหมายของรายรับรายจ่าย สิ่งที่ร้านค้าต้องจดรายรับรายจ่าย เหตุผลที่ควรทำรายรับรายจ่ายร้านค้า พร้อมจับมือทำวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่าย 6 ขั้นตอน ให้พ่อค้าแม่ค้าสามารถนำความรู้เหล่านี้ไปปรับใช้ได้อย่างง่ายดาย

รายรับรายจ่าย คืออะไร? พ่อค้าแม่ค้าต้องจดอะไรบ้าง

รายรับ คือเงินทุกบาทที่เข้ามาจากการทำกิจการ ส่วนรายจ่าย คือเงินทุกบาทที่ออกไปเพื่อให้กิจการเดินต่อ ทั้งสองอย่างรวมกันเรียกสั้นๆว่า รับจ่าย

จุดที่มือใหม่มักสับสนคือ ต้นทุน กับ ค่าใช้จ่ายอื่น ต้นทุนคือเงินที่จ่ายเพื่อให้ได้สินค้าพร้อมขาย เช่น ค่าวัตถุดิบ ส่วนค่าใช้จ่ายอื่นคือเงินที่จ่ายเพื่อให้ร้านเปิดทำการได้ เช่น ค่าเช่าและค่าไฟ การแยกสองกลุ่มนี้ช่วยให้เห็นกำไรขั้นต้นและรู้ว่าอะไรกินกำไรมากที่สุด

รายรับของร้านค้ามีอะไรบ้าง

รายรับไม่ได้มีแค่เงินสดที่ลูกค้ายื่นให้ ร้านค้ายุคนี้มีหลายช่องทางรับเงิน ถ้าจดไม่ครบ ยอดขายจริงจะต่ำกว่าที่ควรเป็น

• เงินสดจากการขาย เงินที่รับหน้าร้านหรือหน้าแผง ควรสรุปยอดรวมทุกสิ้นวันและนับเงินในลิ้นชักให้ตรงกับยอดที่จด
• เงินโอน ลูกค้าโอนผ่านพร้อมเพย์หรือแอปธนาคาร ควรเก็บสลิปหรือแคปหน้าจอไว้เทียบกับยอดในบัญชีตอนสิ้นเดือน
• รายได้จากการขายผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ เช่น ยอดจากแอปสั่งอาหารหรือมาร์เก็ตเพลส แพลตฟอร์มมักหักค่าธรรมเนียมก่อนโอน จึงควรเลือกวิธีบันทึกแบบเดียวและใช้ให้เหมือนกันทุกเดือน
• รายได้อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น ค่าจัดส่งที่เก็บจากลูกค้า หรือเงินขายของเก่าในร้าน ถ้ามาจากการทำกิจการก็ควรจดไว้

รายจ่ายของร้านค้ามีอะไรบ้าง

คนส่วนใหญ่จำได้แค่ค่าของที่ซื้อเข้าร้าน แต่ลืมจดรายจ่ายเล็กๆ ลองใช้เช็คลิสนี้เป็นตัวช่วยสำหรับการบันทึกรายจ่าย

• ค่าสินค้า/วัตถุดิบ เงินที่จ่ายซื้อของมาขายหรือมาทำของขาย เป็นรายจ่ายก้อนใหญ่ที่สุดของร้านส่วนใหญ่
• ค่าเช่าร้าน ทั้งค่าเช่าที่หรือค่าเช่าแผง ควรจดเป็นรายจ่ายประจำทุกเดือนแม้จ่ายเป็นงวด
• ค่าน้ำ ค่าไฟ ถ้าใช้ร่วมกับที่พักอาศัย ให้แยกเฉพาะส่วนที่ใช้ในร้านจริง
• ค่าขนส่ง ทั้งค่าส่งของถึงลูกค้าและค่าขนสินค้าเข้าร้าน
• ค่าแพ็กสินค้า เช่น กล่อง ถุง เทป บับเบิล มักมูลค่าต่อชิ้นน้อยแต่รวมเป็นเงินก้อนใหญ่ต่อเดือน
• ค่าโฆษณา ทั้งค่ายิงโฆษณาออนไลน์และค่าป้ายหรือใบปลิว ช่วยให้ประเมินได้ว่าโฆษณาคุ้มหรือไม่
• ค่าจ้าง เงินที่จ่ายผู้ช่วยขาย แม่ครัว หรือคนส่งของ
• ค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น ค่าซ่อมอุปกรณ์ ค่าธรรมเนียมรูดบัตร ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม

ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าไปเพื่ออะไร?

รายรับรายจ่าย ที่จดสม่ำเสมอให้ประโยชน์หลายด้านตั้งแต่การบริหารร้านจนถึงการบริหารจัดการภาษี ดังนี้

• รู้ว่าร้านขายดีหรือไม่ เห็นยอดขายรายวันและรายเดือนเทียบกันได้ ว่าวันไหนขายดี สินค้าไหนไปเร็ว
• เห็นต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่กินกำไร การแยกรายการทำให้เห็นว่ารายจ่ายหมวดไหนสูงเกินไป เช่น ค่าโฆษณาที่ไม่คุ้ม
• รู้กำไรที่แท้จริงของร้านมากขึ้น เมื่อหักต้นทุนและค่าใช้จ่ายครบ จะเห็นกำไรที่เหลือจริง ไม่ใช่แค่ยอดขาย
• ช่วยวางแผนซื้อสินค้าและควบคุมต้นทุน เห็นว่าสินค้าไหนขายได้ต่อเดือนเท่าไร เพื่อวางแผนซื้อของสต็อกได้พอดี
• ช่วยวางแผนการเงินของร้าน ใช้ตั้งเป้ากำไร หรือ เก็บเงินก้อนสำหรับขยายร้าน
• ใช้เป็นข้อมูลประกอบการจัดการเรื่องภาษีและเอกสารทางการเงิน ข้อมูลที่เป็นระเบียบช่วยให้การเตรียมยื่นภาษีและการขอสินเชื่อง่ายขึ้น

อ่านบทความเพิ่มเติม 18 อาชีพหารายได้เสริม 2026 ลงทุนน้อย ทำได้จริงหลังเลิกงาน

วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่

หลายคนคิดว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่าย เป็นเรื่องของนักบัญชีหรือร้านที่ใหญ่แล้ว แต่ความจริงคือร้านเล็กๆ ที่เพิ่งเริ่มขายยิ่งควรทำตั้งแต่วันแรก เพราะเงินทุนยังน้อย ความผิดพลาดเล็กๆ เช่น ลืมจดค่าของที่ซื้อเข้าร้าน หรือหยิบเงินร้านไปใช้ส่วนตัว ก็ทำให้กำไรหายไปได้โดยไม่รู้ตัว

ในความเป็นจริงแล้วพื้นฐานของการทำรายรับรายจ่ายไม่ได้ซับซ้อน ไม่ต้องมีความรู้ด้านบัญชี และใช้เวลาเพียงวันละ 5-10 นาทีเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 1 เลือกวิธีบันทึกที่เหมาะกับร้าน

ขั้นตอนนี้ถือเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญ เนื่องจากหากเลือกเครื่องมือที่ซับซ้อนเกินไปหรือไม่เข้ากับหน้างาน อาจทำให้คุณเลิกจดบันทึกไปภายในไม่กี่วัน ไม่มีวิธีไหนถูกที่สุดสำหรับทุกร้าน สิ่งสำคัญคือวิธีที่เลือกต้องสอดคล้องกับชีวิตการขายของคุณจริงๆ วิธีที่นิยมมีทั้งหมด 4 วิธี ดังนี้

1. ทำสมุดรายรับรายจ่ายเอง

การทำสมุดรายรับรายจ่ายเองเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด เพียงแค่มีสมุดกับปากกา ตีตารางตามช่องรายการ ก็สามารถจดบันทึกได้อย่างง่ายดาย วิธีการนี้เหมาะกับ ร้านค้าขนาดเล็ก ที่มีรายการไม่กี่รายการต่อวันหรือมีรายการสินค้าไม่กี่ชนิด จดสมุดเล่มเดียวได้ ไม่ต้องใช้เครื่องมืออื่น สามารถพกสมุดใส่กระเป๋าผ้ากันเปื้อนได้ ไม่ต้องกังวลแบตหรือสัญญาณ

2. ทำรายรับรายจ่ายบน Excel

การทำรายรับรายจ่ายบน Excel เหมาะสำหรับร้านค้าที่เริ่มมีรายการสินค้ามากขึ้น มีหลายรายการรับจ่ายต่อวัน ต้องการใช้เครื่องมือคำนวณ สามารถใช้ Excel ในการคำนวณได้ หากต้องการสรุปยอดรายวัน/รายเดือน ก็สามารถรวมยอดได้อย่างง่ายดาย รวมถึงสามารถกรองข้อมูลตามวันที่หรือหมวดหมู่สินค้าได้ ไม่ต้องไล่อ่านทีละบรรทัด

3. รายรับรายจ่ายบน Google Sheet

การทำรายรับรายจ่ายบน Google Sheet ลักษณะคล้ายการทำรายรับรายจ่ายบน Excel แต่สำหรับ Google Sheet จะเป็นการเก็บข้อมูลรายรับรายจ่ายบนคลาวด์ ทำให้

• เปิดดูข้อมูลได้จากหลายอุปกรณ์ บันทึกจากมือถือหน้าร้านหรือเปิดสรุปบนคอมพิวเตอร์ได้
• เก็บข้อมูลออนไลน์ ไฟล์ไม่หายเมื่อเครื่องเสีย และสามารถย้อนดูประวัติการแก้ไขได้
• แชร์ไฟล์ให้คนในร้านช่วยบันทึก สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงรายรับรายจ่ายของร้านค้าได้ เปิดสิทธิ์ให้พนักงานเข้ามากรอกข้อมูลได้ หรือจำกัดสิทธิ์การเข้าได้

4. แอปหรือโปรแกรมบัญชี

การทำรายรับรายจ่ายบนแอปหรือโปรแกรมบัญชี เหมาะกับร้านหรือบริษัทที่มีข้อมูลมากขึ้นและต้องการระบบจัดการที่ละเอียด มีฟังก์ชันการทำงานหลากหลาย เช่น ออกใบเสร็จ ติดตามลูกหนี้ หรือสรุปกำไรขาดทุนอัตโนมัติ เป็นต้น

านบทความเพิ่มเติม 6 เทคนิคออมเงินอย่างฉลาด วางแผนเก็บไว้ใช้ได้ยาวๆ ปี 2569 

ขั้นตอนที่ 2 จดรายรับรายจ่ายทุกครั้งที่มีรายการ

หลักที่ง่ายที่สุดคือ “ขายปุ๊บ จดปั๊บ/จ่ายปุ๊บ จดปั๊บ” เมื่อจดรายรับรายจ่ายทันทีที่เงินเข้าออก ตัวเลขจะตรงที่สุดและแทบไม่ต้องใช้ความจำ

ไม่ควรรอถึงสิ้นเดือนแล้วค่อยย้อนจด เพราะโอกาสลืมรายการสูง และยอดเงินอาจคลาดเคลื่อน สำหรับรายรับรายจ่ายรายวันที่ยุ่งจริงๆ ให้ถ่ายรูปใบเสร็จหรือจดสั้นๆ ในโน้ตมือถือก่อน แล้วสรุปลงตารางตอนปิดร้าน

หากร้านของคุณเข้าข่ายต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามกรมสรรพากร มีหลักเกณฑ์เพิ่มเติมว่าต้องลงรายการภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย การจดทุกวันจึงช่วยทั้งการบริหารร้านและการทำตามเกณฑ์ไปพร้อมกัน

ขั้นตอนที่ 3 แยกประเภทเงินที่รับและจ่าย

หมวดหมู่ที่ชัดเจนทำให้การบันทึกรายรับรายจ่ายเร็วขึ้นและสรุปง่ายขึ้น ใช้หมวดตัวอย่างนี้ปรับให้เข้ากับร้านได้เลย

รายรับ

• ขายสินค้า
• ขายผ่านออนไลน์
• รายได้อื่น

รายจ่าย

• ต้นทุนสินค้า
• ค่าเช่า
• ค่าน้ำ/ไฟ
• ค่าขนส่ง
• ค่าโฆษณา
• ค่าแรง
• ค่าใช้จ่ายอื่น

ขั้นตอนที่ 4 เก็บหลักฐานให้ตรงกับรายการ

หลักฐานคือสิ่งที่ยืนยันว่ารายการในบันทึกรับจ่ายเกิดขึ้นจริง รวมถึงใช้ตรวจสอบภายหลังและใช้ประกอบภาษีในกรณีที่เข้าข่าย เช่น

รายการ	หลักฐานที่ควรเก็บ
ซื้อสินค้า/วัตถุดิบ	ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี
จ่ายด้วยการโอน	สลิปโอนเงิน หรือรายการเดินบัญชี
ขายผ่านแพลตฟอร์ม	รหัสออเดอร์ รายงานยอดโอนจากแพลตฟอร์ม
ค่าเช่า/ค่าจ้างประจำ	สัญญาเช่า สัญญาจ้าง หลักฐานการจ่ายเงิน
ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จ	ใบสำคัญจ่าย หลักฐานการจ่ายเงิน พร้อมสำเนาบัตรผู้รับเงิน

ควรรวบรวมและเก็บหลักฐานเป็นไฟล์สำเนาควบคู่กับตัวจริง เอกสารที่ใช้ประกอบภาษีควรเก็บไว้หลายปี

ขั้นตอนที่ 5 สรุปยอดรายรับรายจ่ายทุกสิ้นวัน

ก่อนปิดร้าน ใช้เวลา 5 นาทีรวมยอดวันนี้ ลงตารางรายรับรายจ่ายให้เรียบร้อยก่อนเก็บของ นิสัยเล็กๆ นี้ทำให้คุณรู้ผลของวันทันที และกันไม่ให้รายการค้างสะสมจนต้องมานั่งไล่ย้อนหลังตอนสิ้นเดือน

ตารางบันทึกควรมีช่องพื้นฐาน 6 ช่อง ซึ่งเป็นรูปแบบเดียวกับแบบรายงานเงินสดรับ-จ่ายที่กรมสรรพากรกำหนดตามประกาศ

• วัน/เดือน/ปี ลงวันที่ที่เงินเข้าหรือออกจริง ไม่ใช่วันที่ตกลงซื้อขาย และควรใช้ปี พ.ศ. ให้เหมือนกันทุกบรรทัด
• รายการ เขียนสั้นๆ ให้อ่านแล้วรู้ว่าเงินก้อนนี้คืออะไร เช่น “ขายหน้าร้าน” หรือ “ค่าส่งพัสดุ” ไม่ต้องละเอียดจนยาว
• รายรับ ใส่จำนวนเงินที่ได้รับเข้ามาในรายการนั้น ถ้าเป็นยอดรวมทั้งวันของการขายหน้าร้านก็ลงเป็นบรรทัดเดียวได้
• รายจ่าย (ซื้อสินค้า) ใส่เงินที่จ่ายซื้อของมาขายหรือวัตถุดิบ แยกจากช่องอื่นเพื่อให้เห็นต้นทุนสินค้าชัดเจน
• รายจ่าย (อื่นๆ) ใส่ค่าใช้จ่ายที่เหลือของร้าน เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำไฟ ค่าแพ็ก ค่าโฆษณา
• หมายเหตุ ไว้จดข้อมูลเสริม เช่น เลขที่ใบเสร็จ หรือชื่อร้านที่ซื้อ ซึ่งช่วยให้ตามหลักฐานย้อนหลังได้ง่าย

ขั้นตอนที่ 6 สรุปเป็นรายเดือน

ทุกสิ้นเดือน ควรรวบรวมข้อมูลรายรับรายจ่ายในแต่ละวัน และสรุปมาเป็นรายรับรายจ่ายรายเดือน ให้เห็นภาพรวมของร้านโดยดูอย่างน้อย 4 ตัวเลขนี้

• รายรับรวม ยอดเงินเข้าทั้งหมดของเดือน เทียบกับเดือนก่อนว่าโตขึ้นหรือลดลงมากแค่ไหน
• ต้นทุนสินค้า ยอดที่จ่ายต้นทุนวัตถุดิบ
• ค่าใช้จ่าย ค่าเช่า น้ำไฟ ขนส่ง แพ็ก โฆษณา ค่าแรง
• กำไรเบื้องต้น รายรับ − ต้นทุน − ค่าใช้จ่าย เป็นเงินที่พร้อมนำไปวางแผนต่อ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย

1. ควรจดรายรับรายจ่ายทุกวันไหม?

ควรจดทุกวัน หรือทุกครั้งที่มีรายการ เพราะร้านค้ามีรายการเข้าออกบ่อยและตัวเลขจำได้ยาก การจดทันทีทำให้ยอดตรง ไม่ตกหล่น และปิดยอดรายเดือนได้เร็ว ถ้าร้านของคุณเข้าข่ายต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามกรมสรรพากร ก็มีหลักเกณฑ์ให้ลงรายการภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย หากปล่อยทิ้งไว้แล้วจดย้อนหลังทีเดียวตอนสิ้นเดือน อาจมีปัญหาเมื่อถูกตรวจสอบ

2. รายจ่ายส่วนตัวเอามารวมกับบัญชีร้านได้ไหม?

ไม่ควรเอารายจ่ายส่วนตัวมารวมกับบัญชีร้าน ควรแยกกันให้ชัดเจนเพราะหากรวมกัน จะดูไม่ออกว่าร้านกำไรหรือขาดทุนจริง และรายจ่ายที่นำมาลงควรเกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจการ วิธีง่ายที่สุดคือแยกบัญชีธนาคารร้านออกจากบัญชีส่วนตัว และจ่ายเงินให้ตัวเองเป็นก้อนคงที่ทุกเดือนเหมือนเงินเดือน

3. ถ้าขายของออนไลน์ต้องทำรายรับรายจ่ายไหม?

ควรทำ เพราะการขายออนไลน์มีรายรับและค่าใช้จ่ายเหมือนร้านทั่วไป (ค่าแพ็ก ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม) และต้องระวังเรื่องข้อมูลเงินเข้าบัญชีด้วย ตามกฎหมาย e-Payment สถาบันการเงินต้องส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรเมื่อมีการฝากหรือรับโอนเงิน 3,000 ครั้งขึ้นไปต่อปี หรือ 400 ครั้งขึ้นไปและยอดรวมเกิน 2 ล้านบาท อย่างไรก็ตาม กรมสรรพากรไม่ได้เรียกตรวจทุกราย การมีบัญชีรับจ่ายที่เป็นระเบียบช่วยให้อธิบายที่มาของเงินได้ง่ายเมื่อจำเป็น

ต่อยอดร้านอย่างมีแผนไปกับแอปกู้เงินฟินนิกซ์ (FINNIX)

แอปฟินนิกซ์ (FINNIX) ผู้ให้บริการสินเชื่อรายย่อยเพื่อการประกอบอาชีพภายใต้การกำกับของธนาคารแห่งประเทศไทย ยื่นกู้โดยใช้เพียงบัตรประชาชนและสเตทเมนต์ธนาคาร ไม่ต้องมีหลักทรัพย์ค้ำประกันหรือสลิปเงินเดือน เหมาะกับพ่อค้าแม่ค้าที่ต้องการกู้เงินก้อนเล็กไว้รองรับช่วงที่เงินหมุนไม่ทัน คลิก ดาวน์โหลดเลย

(กู้เท่าที่จำเป็นและชำระคืนไหว | ดอกเบี้ย 33% ต่อปี)